Office 365: Outlook Web i skrzynki współdzielone
Skrzynka współdzielona w Microsoft 365 pozwala kilku osobom obsługiwać jeden adres e-mail — na przykład biuro@firma.pl — bez zakładania dla nikogo dodatkowego konta ani płacenia za dodatkową licencję. Sprawdza się w obsłudze klienta, zespołach projektowych i sekretariacie. Poniżej pokazujemy, jak ją utworzyć, nadać uprawnienia i zacząć z niej korzystać w Outlooku.
Poniższe kroki dotyczą aktualnego Centrum administracyjnego Microsoft 365 (dawniej Office 365):
1.
Zaloguj się na konto administratora
Aby dodać skrzynkę współdzieloną, potrzebujesz uprawnień administratora w Microsoft 365 (rola Global Administrator lub Exchange Administrator).
2.
Przejdź do Centrum administracyjnego Microsoft 365
Znajdziesz tam opcje zarządzania użytkownikami i skrzynkami pocztowymi.
3.
Utwórz skrzynkę współdzieloną
a. W Centrum administracyjnym przejdź do sekcji „Zespoły i grupy".
b. Wybierz „Udostępnione skrzynki pocztowe".
c. Kliknij „Dodaj udostępnioną skrzynkę pocztową" lub „Nowa skrzynka współdzielona", aby rozpocząć proces tworzenia nowej skrzynki.
Kroki do utworzenia udostępnionej skrzynki pocztowej
4.
Wypełnij wymagane informacje
a. Podaj nazwę skrzynki współdzielonej.
b. Wprowadź adres e-mail dla skrzynki. Pamiętaj, aby był on unikatowy w ramach twojej domeny.
Nadawanie nazwy oraz adresu
5.
Przydziel uprawnienia użytkownikom
Po utworzeniu skrzynki współdzielonej, musisz przydzielić użytkownikom uprawnienia do niej.
1. Możesz to zrobić, wybierając " Dodawanie członków do udostępnionej skrzynki pocztowej"
2. Przechodząc do „Zarządzania szczegółami udostępnionej skrzynki pocztowej” możesz edytować nazwę skrzynki i przydzielać nowych członków.
Możliwości zarządzania uprawnieniami
6.
Zakończ proces
Po dodaniu użytkowników i ustawieniu uprawnień zapisz zmiany. Skrzynka współdzielona jest teraz gotowa do użycia.
Użytkownicy, którzy otrzymali uprawnienia do skrzynki współdzielonej, będą mogli uzyskać do niej dostęp przez swoje standardowe konto Outlook lub inną aplikację pocztową obsługującą Office 365. Ważne jest, aby pamiętać, że skrzynki współdzielone nie mają własnych haseł logowania; dostęp do nich jest kontrolowany przez uprawnienia przydzielone poszczególnym użytkownikom.
Dlaczego warto używać skrzynek współdzielonych
1.
Współpraca i kontrola dostępu do dokumentów
Skrzynka udostępniona pozwala kilku osobom pracować na tych samych wiadomościach, plikach i kalendarzu, bez przekazywania sobie loginu i hasła. Możesz nadać jednej osobie prawo tylko do odczytu, a innej — pełną edycję i wysyłanie w imieniu skrzynki, i w każdej chwili to zmienić z poziomu Centrum administracyjnego.
2.
Dostęp z każdego urządzenia
Skrzynka działa tak samo w Outlooku na komputerze, telefonie i w przeglądarce — nie trzeba niczego dodatkowo instalować ani konfigurować osobno na każdym urządzeniu.
3.
Pojemność do 100 GB
Skrzynka współdzielona bez przypisanej licencji ma domyślnie 50 GB miejsca; po przypisaniu licencji Exchange Online Plan 2 rośnie do 100 GB — więcej niż standardowa skrzynka pracownika.
4.
Brak osobnego hasła do wykradzenia
Skrzynka współdzielona nie ma własnego loginu ani hasła — dostęp działa wyłącznie przez konto pracownika, które już ma. To jedno mniej hasło do phishingu czy wycieku, i jeden użytkownik mniej do usunięcia, gdy ktoś odchodzi z firmy.
Jeśli po konfiguracji skrzynka nie wysyła poczty poprawnie albo uprawnienia nie działają tak, jak powinny, to zwykle kwestia ustawień w Exchange Online, nie samego Outlooka. CLOUDPANIC pomaga to skonfigurować raz, poprawnie — łącznie z regułami przekierowań i grupami dystrybucyjnymi, jeśli firma ich potrzebuje.
